第一章总则

第一条为加强会计档案管理，有效保护和利用会计档案，

根据《中华人民共和国会计法》《中华人民共和国档案法》及财政部、国家档案局令第79 号《会计档案管理办法》等有关法律和行政法规，结合学校实际，制定本办法。

第二条会计档案由财务资产处和档案管理部门共同管理，并对全校的会计档案工作实行监督和指导。财务资产处负责会计档案的收集、整理、立卷、归档、保管、利用等工作；档案管理部门负责对会计档案工作的指导、监督、检查，以及移交后会计档案的存放、利用等工作；财务资产处和档案管理部门共同负责会计档案的鉴定销毁工作。

第三条财务资产处和档案管理部门要加强对会计档案管理工作的领导，定期对全校会计档案管理工作进行指导、检查和监督，保证会计档案妥善保管、有序存放、方便查阅，严防毁损、散失和泄密。

第四条财务资产处内部设立会计档案管理岗位，配备会计档案工作人员，负责全校会计档案（移交档案管理部门前）的日常管理工作。

第五条财务处资产处要明确会计档案管理岗位的职责，建立健全会计档案的内部控制制度。

第六条学校及各单位应当加强会计档案管理工作，采取可靠的安全防护技术和措施，保证会计档案的真实、完整、可用、安全。

第七条学校及各单位应加大利用计算机、网络通信和影像技术等信息技术手段，推进会计档案信息化建设。

第二章会计档案的内容

第八条会计档案是指学校在进行会计核算过程中接收或形成的，记录和反映单位经济业务事项的，具有保存价值的文字、图表等各种形式的会计资料，包括通过计算机等电子设备形成、传输和存储的电子会计档案。以下会计资料应纳入归档范围：

（一）会计凭证：原始凭证，记账凭证。

（二）会计账簿：总账，明细账，日记账及其他辅助性账簿。

（三）财务报告：月度、季度、半年度、年度财务报告，包括会计报表、附表、附注及文字说明，其他财务报告。

（四）其他类会计资料：银行存款余额调节表，银行对账单，纳税申报表、会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册及其他具有保存价值的会计资料。

第九条学校内部形成的电子会计资料，同时满足下列条件的，可仅以电子形式归档形成电子会计档案保存：

（一）电子会计资料来源真实有效，由相应的信息系统生成和传输。

（二）使用的会计核算系统能够准确、完整、有效接收和读取电子会计资料数据，能够输出符合归档格式的会计凭证、账簿、报表等会计资料，设定并履行了经办人、审核人和审批人等必要的电子签证程序。

（三）使用的档案管理系统能够有效接收、管理、利用电子会计档案数据，符合电子数据长期保管要求，并建立了电子会计档案与相应纸质会计档案的索引关系。

（四）采取有效措施，防止电子会计档案数据被篡改。

（五）建立电子会计档案备份制度，能够有效防范自然灾害、意外事故和人为破坏的影响。

（六）形成的电子会计资料不属于具有永久保存价值或者其他重要保存价值的会计档案。

第十条满足本办法第九条规定条件的，学校从外部接收的电子会计资料附有符合《中华人民共和国电子签名法》规定的电子签名，可仅以电子形式归档保存，形成电子会计档案。

第三章会计档案的立卷和归档

第十一条学校会计档案的封面及装订材料由档案管理部门和财务资产处统一制作，并统一会计档案的装订、立卷要求。

第十二条财务资产处档案管理员是会计档案的立卷人，应对本单位的会计档案及时进行整理、装订、立卷和归档。财务负责人对本单位的会计档案工作负责。

（一）财务资产处要建立严格、合理、科学的会计凭证传递程序，健全各类账簿的记录和保管要求，统一各类财务报告的格式和编报时间，保证会计档案的完整、及时、规范。

（二）档案管理员应根据会计凭证的数量每天或定期（原则上最长不超过一个月）进行整理和装订，防止凭证的散乱和遗失。

（三）记账凭证应当连同所附的原始凭证或者原始凭证汇总表，按照编号顺序折叠整齐，按期装订成册，并加具封面，注明应填列的内容。

（四）会计凭证按日期和流水编号排列，要求整齐美观，加封面、封底装订成册，会计凭证装订封面上注明单位名称、日期、凭证种类、起止编号、档案号等。

（五）会计账簿上应载明账簿名称、所属会计年度、记账或管理人员、账簿启用和起止日期，并加盖单位公章、财务负责人的签章。采用财务信息系统生成的账簿，应按月打印出纸质会计档案，也应载明账簿名称、所属会计年度、记账或管理人员、并加盖单位公章、财务负责人的签章。

（六）会计凭证归入凭证盒，每盒装一卷，并在会计凭证盒盒脊注明卷宗号、时间、凭证号段。

（七）对各类财务报告，应按照月、季、年度保存。作为会计档案的各类财务报告应加盖单位公章，单位负责人、财务负责人及填报或者编制人应在报告上签章。

第十三条电子会计档案的归档。年度终了，系统管理员将当年形成的会计数据电子资料备份并详细标注，装盒归档，包括：会计年度数据备份盘、同期的操作系统、相关应用程序软件及会计核算系统软件等其他会计资料。电子会计资料应双份归档，异地存放。

第四章会计档案的保管

第十四条当年形成的会计档案，在会计年度终了后，可由财务资产处临时保管一年，再移交档案管理部门保管。因工作需要确需推迟移交的，应当经档案管理部门同意。财务资产处临时保管会计档案最长不超过三年。临时保管期间，会计档案的保管应当符合国家档案管理的有关规定，且出纳人员不得兼管会计档案。

第十五条会计档案的保管期限规定如下：

（一）会计档案的保管期限分为永久、定期两类。定期保管期限分为10 年和30 年，从会计年度终了后的第一天算起。

（二）电子会计档案与纸质会计档案的保管期限一致。

（三）各类会计档案的保管期限按本办法所列执行。（附件1）

第十六条本办法规定的会计档案保管期限为最低保管期限。学校会计档案的具体名称如有同本办法（附表1）所列档案名称不相符的，应当比照类似档案的保管期限办理。第五章会计档案的移交

第十七条财务资产处和档案管理部门应指定专人办理会计档案的移交工作。财务资产处负责编制会计档案移交清册，列明应当移交的会计档案名称、卷号、册数、起止年度、档案编号、应保管期限和已保管期限等内容。

第十八条移交会计档案时，交接双方应当按照会计档案移交清册所列内容逐项交接。移交完毕后，交接双方经办人和监交人应当在会计档案移交清册上签名或盖章。

第十九条移交的会计档案为电子会计档案的，应当将电子会计档案及其元数据一并移交，且文件格式应当符合国家档案管理的有关规定。特殊格式的电子会计档案应当与其读取环境一并移交。

第二十条移交档案管理部门保管的会计档案，原则上应当保持原卷册的封装。个别需要拆封重新整理的，档案管理部门应当会同财务资产处共同拆封整理。

第六章会计档案的利用

第二十一条学校财务资产处和档案管理部门应当建立健全会计档案的查阅、复制登记制度，既要方便查阅会计档案，也要保证会计档案的安全。财务资产处和档案管理部门应设立会计档案查阅簿，记载查阅的时间、目的、查阅的内容及查阅人。会计档案查阅人在进行会计档案查阅、复制时需小心谨慎，严禁篡改和损坏会计档案。

第二十二条学校保存的会计档案一般不得对外借出。确因工作需要且根据国家有关规定必须借出的，应当填写《广西师范大学漓江学院会计档案借用申请表》（附件2）。

会计档案借用单位应当妥善保管和利用借入的会计档案，确保借入会计档案的安全完整，并在规定时间内归还。

第二十三条财务资产处人员因工作需要借阅会计档案时，档案保管人员应及时提供；学校其他部门借阅会计档案时，会计档案在财务资产处的，要经财务资产处负责人批准方能借阅；会计档案在档案管理部门的，要经档案管理部门和财务资产处批准方能借阅。

第二十四条对涉密的会计档案，未经学校有关主管部门及保密主管部门批准，不得以任何形式查阅或者复制。

第七章会计档案的销毁

第二十五条学校应定期对已到保管期限的会计档案进行鉴定，并形成会计档案鉴定意见书。经鉴定仍需继续保存的会计档案，应当重新划定保管期限；对保管期满，确无保存价值的会计档案，可以销毁。

第二十六条经鉴定可以销毁的会计档案，应当按照以下程序销毁：

（一）档案管理部门负责编制会计档案销毁清册，列明拟销毁会计档案的名称、卷号、册数、起止年度、档案编号、应保管期限、已保管期限和销毁时间等内容。

（二）主管档案工作的校领导、档案管理部门负责人、财务资产处负责人、档案管理部门经办人、财务资产处经办人分别在会计档案销毁清册上签署意见。

（三）档案管理部门负责组织会计档案销毁工作，并与财务资产处共同派人监销。电子会计档案的销毁应当符合国家有关电子档案的规定，由档案管理部门、财务资产处和信息系统管理部门共同派人监销。监销人在会计档案销毁前，应当按照会计档案销毁清册所列内容进行清点核对；在会计档案销毁后，应当在会计档案销毁清册上签名或盖章。

第二十七条保管期满但未结清的债权债务会计凭证和涉及其他未了事项的会计凭证不得销毁，纸质会计档案应当单独抽出立卷，电子会计档案单独转存，保管到未了事项完结为止。

第二十八条单独抽出立卷或转存的会计档案，应当在会计档案鉴定意见书、会计档案销毁清册和会计档案保管清册中列明。

第八章附则

第二十九条本办法自印发之日起施行，由财务资产处负责解释。

附件1

广西师范大学漓江学院会计档案保管期限表

附件2 广西师范大学漓江学院会计档案借用申请表

注：1.此表由档案管理员登记完毕后存档。

2.会计档案借阅：应在财务资产处相关人员带领下办理借出和归还手续。移交前经财务资产处负责人批准后登记借阅；移交后经财务资产处负责人和档案管理部门负责人批准后办理登记借阅。